Review sách KANBAN – Quản Lý Công Việc Hiệu Quả | Dominica DeGrandis

02/03/2023

KANBAN – Quản Lý Công Việc Hiệu Quả

Dường như chúng ta đang liên tục làm việc, nhưng chính xác là làm những gì? Tại sao mỗi tuần làm việc của chúng ta luôn tràn đầy những ngày trở về nhà trong tình trạng kiệt sức, chỉ để than vãn về việc tại sao chúng ta hầu như không giảm được số lượng công việc phải làm?

Bất chấp mọi “sự tiện lợi” hiện đại của chúng ta, việc quản lý thời gian hiệu quả đối với nhiều người lại là một cuộc chiến khó khăn, một mục tiêu đòi hỏi rất nhiều nguồn lực nếu không muốn nói là viển vông. Mặc dù nền kinh tế thông tin mở ra sự liên kết 24/7, nó cũng sinh ra những kỳ vọng liên tục, và từ đó xuất hiện nghịch lý là, công nghệ như điện thoại di động, email hay hội nghị trực tuyến – những công cụ tưởng chừng giúp cuộc sống trở nên dễ dàng hơn – lại biến chúng ta thành nô lệ phụ thuộc vào chúng. Trong môi trường làm việc đề cao năng suất và duy trì niềm tin về tính đa nhiệm, chúng ta cần phải làm gì để có thể tối đa hóa thời gian và tiến trình công việc, tạo ra tác động lớn nhất từ những nỗ lực và nguồn năng lượng của bản thân? Quan trọng nhất là, làm thế nào để chúng ta làm được tất cả những điều đó mà vẫn có thời gian dành cho bản thân mình?

Khi công việc bị trì hoãn, cho dù được tính bằng giờ, ngày, tuần, hay thậm chí là tháng sẽ luôn đi kèm với một khoản chi phí. Phí phạm thời gian vì những vấn đề có thể tránh được là điều rất tốn kém và gây ra sự chán nản. Cuộc đời vốn dĩ ngắn ngủi. Thời gian bị lãng phí sẽ chẳng thể nào lấy lại được. Đó là lý do tại sao chúng ta cần một hệ thống tác động – trong đó mọi người có thể tập trung vào một việc với thời gian đủ lâu để hoàn thành nó trước bắt đầu một việc mới – như phương pháp kanban. Kanban là một hệ thống tác động trực quan dựa trên những ràng buộc cho phép người lao động nhận thêm công việc khi họ nhàn rỗi, thay vì công việc bị đẩy cho họ bất chấp khối lượng công việc hiện tại.

Những ví dụ được đưa ra trong cuốn sách đều dựa trên kinh nghiệm thực tế của chính tác giả và những người đã từng gặp phải những kẻ cắp thời gian.

Quả thực, thời gian rất thiêng liêng. Hãy cùng Dominica học cách dùng thời gian hiệu quả và khôn ngoan hơn để hít thở, suy nghĩ, học hỏi, trưởng thành, vui chơi, yêu thương và sống đúng nghĩa.

Có lúc nào, bạn từng cảm thấy mệt mỏi vì có quá nhiều việc phải làm, quá nhiều thứ phải học chưa?

Có khi nào, bạn cảm buồn bực vì một ngày chỉ có 24 tiếng, không đủ để giải quyết mọi việc chưa?

Có khi nào, bạn từng cảm thấy hối hận khi thấy bỏ nhiều thì giờ vào những việc vô bổ, không hoàn thành xong công việc được giao chưa?

Đừng lo, hãy đọc kĩ bài viết này! Mình sẽ chia sẻ với các bạn một phương pháp quản lý công việc/thời gian vừa đơn giản vừa hiệu quả mà mình đang áp dụng.

Ban đầu, Kanban là một phương pháp kiểm soát dây chuyền sản xuất bắt nguồn từ công ty Toyota, không liên quan gì đến phần mềm hay quản lý thời gian cả.

Tuy nhiên, vào đến ngành phần mềm, nó đã được “biến tướng” thành Bảng Kanban, một phương pháp quản lý công việc được sử dụng chung với Scurm.

Đây là một phiên bản Bảng Kanban đơn giản. Nhìn chắc bạn cũng đoán được cách dùng rồi nhỉ?

Những việc cần làm, ta ghi vào mục To Do
Khi bắt đầu làm, ta chuyển nó qua mục Doing
Sau khi thực hiện xong, ta kéo nó vào mục Done

Quá dễ hiểu phải không nào? Cái hay của phương pháp này nằm ở chỗ nó giúp ta hạn chế số lượng công việc đang làm (Doing), làm ta không cảm thấy choáng ngợp:

Có quá nhiều việc cần làm? Không sao, cứ viết vào To Do, sau đó kéo vào Doing làm dần
Rảnh quá không biết làm gì? Nhìn bảng xem phần Doing có cái gì làm được thì làm thôi
Cuối tuần muốn xem lại? Nhìn vào mục Done để biết mình đã làm được gì nhé

Phương pháp Bảng Kanban thường được dùng để quản lý công việc trong một nhóm. Tuy vậy, ta có thể sử dụng nó để quản lý công việc cá nhân luôn. Cách dùng cũng tương tự như trên.

Tác giả cuốn sách

Dominica DeGrandis là một trong những chuyên gia hàng đầu về phương pháp kanban trong ngành CNTT hiện nay. Ông là Giám đốc Chuyển đổi Kỹ thuật số tại Tasktop Technologies, Dominica đã kết hợp kinh nghiệm, lý thuyết và thực tiễn để giúp các tổ chức tăng cường khả năng cải thiện quy trình làm việc, từ đó tối ưu hóa việc cung cấp giá trị cho doanh nghiệp.

——————————-